DMS là gì? Giới thiệu Phần mềm quản lý hệ thống phân phối Fast DMS Online

1. DMS là gì?

Trước khi đi vào phân tích DMS là viết tắt của từ gì và hệ thống DMS là gì, chúng ta nên hiểu sơ đồ của hệ thống phân phối, bao gồm: công ty sản xuất (manufacturer), nhà phân phối (wholesale & distributor), đại lý (agent), điểm bán (retailer) và người tiêu dùng (consumer). Do đó, phần mềm DMS ra đời để đảm bảo hàng hóa có thể đến tay người dùng nhanh chóng và chính xác nhất.

DMS là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Distribution management system, thuật ngữ này được dùng để chỉ phần mềm hỗ trợ hoạt động quản lý hệ thống kênh phân phối. Phần mềm này giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường, đến các kênh phân phối và điểm bán. Các hoạt động chủ yếu trên hệ thống DMS như: quản lý nhân viên bán hàng ngoài thị trường, tự động hóa quy trình bán hàng, kiểm soát hàng tồn kho, quản lý công nợ,…

2. Phần mềm DMS là gì?

Phần mềm DMS là viết tắt của “Distribution Management System“, nghĩa là “Hệ thống quản lý phân phối“. Đây là một phần mềm chuyên dụng giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường, bao gồm:

• Quản lý nhân viên bán hàng: Theo dõi lịch trình, tuyến đường, báo cáo hoạt động bán hàng của nhân viên.
• Quản lý tồn kho: Theo dõi số lượng hàng hóa tại kho, các đơn đặt hàng, đơn giao hàng.
• Quản lý bán hàng: Theo dõi doanh số bán hàng, các chương trình khuyến mãi, chiết khấu.
• Quản lý công nợ: Theo dõi các khoản phải thu, phải trả của khách hàng, nhà cung cấp.
• Quản lý hợp đồng: Theo dõi các hợp đồng kinh doanh, hợp đồng phân phối.
• Quản lý khách hàng: Theo dõi thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng, các chương trình chăm sóc khách hàng.

Có khá nhiều định nghĩa được các nhà cung cấp phần mềm đưa ra, mặc dù khác nhau về câu chữ nhưng đều có những điểm giống nhau khi nói về DMS như sau:

• Thứ nhất, phần mềm quản lý hệ thống phân phối DMS là một giải pháp tập trung vào việc quản lý tối ưu hoạt động phân phối sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Hoạt động này bao gồm nhiều mặt, đơn giản nhất có thể thấy như cập nhật tình hình tại các điểm phân phối, tăng hiệu quả của đội ngũ bán hàng, đẩy nhanh xử lý đơn hàng và giao hàng.
• Thứ 2, DMS cung cấp cách thức để quản lý đội ngũ nhân viên bán hàng tốt hơn, bao gồm cung cấp dữ liệu về lộ trình của nhân viên, hỗ trợ quy trình bán hàng hiệu quả, quy trình trưng bày hàng hóa tại cửa hàng.
• Thứ 3, DMS giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát hàng tồn kho, xử lý đơn hàng nhanh và hiệu quả, đánh giá tình hình bán hàng thông qua các báo cáo tức thời và có giải pháp xử lý nhanh chóng.

3. Cách thức hoạt động của phần mềm quản lý hệ thống phân phối DMS

Để hiểu DMS là gì, hãy bắt đầu bằng mô hình phân phối đơn giản dưới đây:

Mô hình minh hoạ khái niệm DMS

Phía trên cùng là công ty sản xuất (manufacturer), cung cấp hàng hoá cho nhà phân phối & bán buôn (wholesale & distributor). Từ đây, hàng hoá sẽ tiếp tục được đưa xuống các đại lý cấp 1 rồi cấp 2 (agent), nhà bán lẻ (retailer) và cuối cùng sẽ đến tay người tiêu dùng (consumer).

Trên thực tế, sẽ có những biến thể khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp, ngành nghề hay sản phẩm. Cũng cần lưu ý rằng một nhà phân phối có thể lấy hàng từ nhiều nhà sản xuất, hoặc ngược lại, một nhà sản xuất sẽ cung cấp hàng đến nhiều nhà phân phối.

Vấn đề đặt ra đối với riêng doanh nghiệp phân phối là làm sao để cải thiện và tối ưu hệ thống phân phối hiện có nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên bán hàng, hiệu quả quản lý, thích nghi kịp thời với thị trường…

Lúc này, phần mềm quản lý hệ thống phân phối DMS trở thành một giải pháp cần thiết giải quyết nhu cầu này.

Một phần mềm quản lý hệ thống phân phối hiện nay thường bao gồm 2 phần:

• Hệ thống quản lý ở trung tâm: Có nhiệm vụ tiếp nhận đơn hàng gửi về, xử lý đơn hàng, giám sát nhân viên bán hàng và cung cấp các báo cáo bán hàng hữu ích.
• Ứng dụng được cài đặt trên thiết bị di động: Có nhiệm vụ hỗ trợ nhân viên bán hàng ghi nhận đơn hàng, xác định tuyến bán hàng và thực hiện quy trình bán hàng hiệu quả.

Tóm lại, phần mềm DMS được kỳ vọng mang lại sự thay đổi về hiệu quả quản lý kênh phân phối, hiệu quả quản lý nhân viên bán hàng, rút ngắn thời gian đáp ứng đơn hàng và cuối cùng là nâng cao sự thoả mãn của khách hàng.

Từ một giải pháp chỉ được đầu tư, xây dựng riêng cho các công ty có quy mô phân phối lớn, nguồn lực dồi dào thì hiện nay, nhờ tiến bộ về công nghệ, hạ tầng mạng, DMS trở thành phương án mà bất kỳ doanh nghiệp nào có nhu cầu quản lý hệ thống phân phối đều có thể tiếp cận.

4. Sự phát triển của phần mềm quản lý hệ thống phân phối

4.1 Hệ thống quản lý phân phối thời kỳ đầu

Ban đầu, để phân phối hàng hoá ra bên ngoài, một đội ngũ bán hàng được tổ chức để thực hiện nhiệm vụ tiếp cận các chủ cửa hàng, đại lý và chào mời sản phẩm theo các bước định sẵn.

Quá trình này còn bao gồm nhiều bước như xử lý các vấn đề về giá bán, khuyến mại, số lượng hàng hoá đang có sẵn tại cửa hàng và tại công ty, xem xét công nợ của cửa hàng có đang ở mức cho phép…

Nếu chốt đơn hàng thành công, nhân viên bán hàng sẽ ghi lại đơn hàng đó vào sổ, di chuyển sang cửa hàng mục tiêu tiếp theo và đem các đơn hàng về công ty vào cuối ngày để nhập vào phần mềm cục bộ và xử lý sau đó. Bộ phận tiếp nhận đơn hàng sẽ tập hợp và xử lý các đơn hàng này để giao cho khách kịp thời.

Tuy nhiên, cách làm này có những nhược điểm như sau:

• Thời gian từ lúc ghi đơn hàng đến khi doanh nghiệp nhận, xử lý và giao hàng thường kéo dài do vấn đề về mặt địa lý.
• Quy trình chào hàng, kiểm tra hàng hoá, kiểm tra trưng bày có thiếu sót là việc bình thường.
• Doanh nghiệp không biết được nhân viên bán hàng có thực sự làm việc hay không, cũng không kiểm soát được nhân viên có bán hàng theo các bước được đào tạo hay không.
• Doanh nghiệp cũng không có thông tin hàng hoá của mình được bày bán ra sao tại cửa hàng/đại lý.
• Doanh nghiệp không có báo cáo bán hàng ngay lúc mình cần để đánh giá tình hình và có kế hoạch bổ sung hàng hóa.
• Việc đánh giá kết quả bán hàng của từng nhân viên tốn nhiều thời gian và có thể không chính xác.

Kiểu hệ thống này vẫn mang lại kết quả nhưng xét về mặt hiệu quả thì vẫn là vấn đề đau đầu.

4.2 Quản lý phân phối với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý hệ thống phân phối

Giải pháp DMS với lợi thế từ tiến bộ công nghệ (cloud-based hay web-based) đã khắc phục được những nhược điểm nêu trên.

Quản lý các hoạt động phân phối bằng phần mềm quản lý hệ thống phân phối

Doanh nghiệp có thể sử dụng DMS như một giải pháp độc lập chuyên trị vấn đề quản lý phân phối hoặc tích hợp với giải pháp lớn và mang tính tổng thể hơn như ERP. Một vài câu hỏi mà DMS tập trung giải quyết:

• Làm thế nào để hàng hoá của doanh nghiệp luôn có sẵn và được bày bán tại cửa hàng?
• Làm sao để quản lý nhiều nhân viên bán hàng cùng lúc?
• Đánh giá được năng suất làm việc của từng người?
• Làm sao để giúp các nhân viên bán hàng trao đổi và chia sẻ thông tin với nhau tốt hơn?
• Hay thông báo về chương trình khuyến mãi hoặc chính sách bán hàng mới cho nhân viên nhanh hơn?
• Làm thế nào để có ngay số liệu về tình hình thị trường, đánh giá độ phủ thị trường và tuyến bán hàng?
• Làm sao để đánh giá hiệu quả của các chương trình quảng cáo, khuyến mại, đảm bảo hàng khuyến mại đến đúng đối tượng?…

5. Các tính năng của phần mềm DMS

5.1 Các tính năng của DMS cho nhân viên bán hàng

• Tạo và gửi đơn đặt hàng bằng điện thoại hoặc máy tính bảng có kết nối 3G/4G, Wifi hoặc qua tin nhắn SMS.
• Tự động gợi ý đơn hàng cho khách hàng, tự tính khuyến mại của đơn hàng.
• Kiểm tra tồn kho tại cửa hàng, công ty, lấy dữ liệu công nợ hiện tại.
• Hỗ trợ tự động hoá các bước bán hàng, quản lý trưng bày tại cửa hàng.
• Nhận thông báo tức thời, cập nhật các chính sách bán hàng, khuyến mãi, chiết khấu mới nhất.
• Bán hàng trong phạm vi cho phép: tự động đề nghị, hiển thị khách hàng, tối ưu toạ độ của khách hàng.
• Hỗ trợ trao đổi, chia sẻ thông tin, lịch làm việc, lập lịch, chia sẻ kế hoạch, tình hình thực hiện kế hoạch.
• Thu thập thông tin về đối thủ.

5.2 Các tính năng của DMS cho cán bộ quản lý

• Báo cáo tức thời doanh số, vị trí và lộ trình của nhân viên bán hàng thông qua thiết bị di động được kết nối mạng và tích hợp bản đồ số.
• Quản lý nhân viên bán hàng theo thời gian thực: toạ độ nhân viên, hành trình chăm sóc, thời gian thực hiện chăm sóc, thông tin cửa hàng, hình ảnh trưng bày.
• Hỗ trợ tối ưu quy trình bán hàng, quản lý phạm vi cho phép của đội ngũ bán hàng (khu vực, tuyến, ngành hàng, mục tiêu doanh số).
• Quản lý khuyến mãi, chiết khấu, quy trình bán hàng.
• Quản lý, theo dõi hàng khuyến mãi đến đúng đối tượng.
• Quản lý công nợ tức thời theo thời điểm phát sinh.
• Cập nhật những thông tin liên quan về tình hình hàng hóa, công nợ… tại mỗi điểm thông qua máy tính bảng ngay tại thời điểm bán hàng.
• Quản lý tình hình tồn kho tại điểm bán hàng, đảm bảo luôn có hàng tại cửa hàng.
• Theo dõi chi tiết tình hình kinh doanh của nhà phân phối, đại lý, cửa hàng: hình ảnh, trưng bày sản phẩm, biển hiệu.

5.3 Các tính năng của DMS cho nhà phân phối

• Quản lý mặt hàng, số lượng đang còn tồn trong kho.
• Được thông báo và nhắc nhở về thời gian nhận hàng, thanh toán và theo dõi công nợ.
• Được hỗ trợ các công cụ cần thiết để quản lý công tác bán hàng.
• Có khả năng đối chiếu tự động, tính toán hoa hồng với nhà cung cấp phía trên.

6. Phần mềm DMS mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Phần mềm DMS mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

6.1 Nâng cao hiệu quả quản lý phân phối

Phần mềm DMS giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình phân phối, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí. Cụ thể, phần mềm giúp doanh nghiệp:

• Theo dõi lịch trình, tuyến đường, báo cáo hoạt động bán hàng của nhân viên bán hàng
• Theo dõi số lượng hàng hóa tại kho, các đơn đặt hàng, đơn giao hàng
• Theo dõi doanh số bán hàng, các chương trình khuyến mãi, chiết khấu
• Theo dõi các khoản phải thu, phải trả của khách hàng, nhà cung cấp
• Theo dõi các hợp đồng kinh doanh, hợp đồng phân phối
• Theo dõi thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng, các chương trình chăm sóc khách hàng

Việc tự động hóa các quy trình phân phối giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí nhân lực. Đồng thời, phần mềm cũng giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về hoạt động phân phối, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.

6.2 Tăng cường tương tác với khách hàng

Phần mềm DMS giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, từ đó tăng cường lòng trung thành của khách hàng. Cụ thể, phần mềm giúp doanh nghiệp:

• Theo dõi lịch sử mua hàng của khách hàng
• Gửi thông tin khuyến mãi, ưu đãi đến khách hàng
• Trả lời thắc mắc của khách hàng nhanh chóng và hiệu quả

Việc tăng cường tương tác với khách hàng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn nhu cầu của khách hàng, từ đó cung cấp các sản phẩm và dịch vụ phù hợp hơn. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tăng cường lòng trung thành của khách hàng, từ đó gia tăng doanh số bán hàng.

6.3 Tăng cường khả năng cạnh tranh

Phần mềm DMS giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động phân phối, từ đó tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Cụ thể, phần mềm giúp doanh nghiệp:

• Nhanh chóng nắm bắt tình hình thị trường
• Tối ưu hóa các nguồn lực
• Cải thiện khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Việc nâng cao hiệu quả hoạt động phân phối giúp doanh nghiệp có lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ khác. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tăng thị phần và doanh thu.

Phần mềm DMS phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất, phân phối hàng hóa với quy mô từ nhỏ đến lớn.

7. Lựa chọn giải pháp DMS phù hợp

Tại Việt Nam, hiện có khá nhiều nhà cung cấp phần mềm quản lý hệ thống phân phối trên thị trường. Các giải pháp không khác nhau nhiều về tính năng và lợi ích hướng đến cũng ít khác biệt. Vì vậy, để tìm được giải pháp DMS phù hợp, doanh nghiệp nên cân nhắc các yếu tố sau khi đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp.

7.1 Uy tín, kinh nghiệm của nhà cung cấp

Thông thường, nhà cung cấp cũng chính là đơn vị tư vấn triển, khai giải pháp cho doanh nghiệp. Với nhà cung cấp có bề dày kinh nghiệm về tư vấn và triển khai, doanh nghiệp có thể an tâm chất lượng của dự án DMS.

Lợi thế khi làm việc với các nhà cung cấp này là họ đã có sẵn quy trình triển khai được hoàn thiện từ rất nhiều dự án đã thực hiện. Theo đó, giải pháp của họ cũng được hoàn thiện và xử lý được nhiều tình huống trong quản lý phân phối (có thể ví dụ về việc xử lý chiết khấu, khuyến mãi trực tiếp lúc thực hiện đơn hàng), nhờ vậy tiết kiệm thời gian và chi phí triển khai.

FAST – Nhà cung cấp phần mềm quản lý hệ thống phân phối uy tín

7.2 Chi phí đầu tư cho giải pháp

Như đã nói, tiến bộ về công nghệ, hạ tầng đã cho phép doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận với giải pháp DMS hơn bao giờ hết.

Hiện nay, doanh nghiệp có thể tìm kiếm các đơn vị cung cấp giải pháp với hình thức thanh toán trả phí theo tháng (mức phí sẽ tuỳ theo nhu cầu sử dụng) với dữ liệu được đặt tại máy chủ mà nhà cung cấp thuê hay sở hữu. Hình thức này mang lại lợi thế về chi phí, bởi không cần phải đầu tư nhiều tiền lúc ban đầu, không đòi hỏi đầu tư mạnh tay vào phần cứng, có thể sử dụng trực tiếp bằng trình duyệt web. Tuy nhiên, bảo mật dữ liệu vẫn là điều mà doanh nghiệp còn ngần ngại khi xem xét.

Ngược lại, giải pháp mua và cài đặt phần mềm quản lý hệ thống phân phối trên chính hạ tầng phần cứng của mình sẽ mang lại cảm giác an toàn dữ liệu hơn cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, chi phí đầu tư cao, lại đòi hỏi cấu hình tối thiểu để sử dụng và tính linh hoạt thấp là điều doanh nghiệp phải đánh đổi.

Một giải pháp khác giúp doanh nghiệp vừa có được lợi thế, vừa có thể giảm bất lợi từ 2 phương án trên chính là web-based DMS. Vẫn là phần mềm DMS được cài đặt trên hạ tầng của doanh nghiệp nhưng có thể sử dụng trực tiếp trên trình duyệt và có chi phí thấp hơn đáng kể so với phương án trên. Và Fast DMS Online là một web-based DMS.

DMS trong doanh nghiệp sản xuất

7.3 Giải pháp trong nước hay nước ngoài

Tương tự giải pháp ERP, DMS vừa có thể do đơn vị trong nước sản xuất, cung cấp và tư vấn triển khai, vừa có thể do đơn vị nước ngoài cung cấp nhưng có công ty đại diện ở trong nước triển khai.

Khác biệt nằm ở 2 điểm:

• Đầu tiên là giá cả, giải pháp của nhà cung cấp nước ngoài thường có giá cao hơn khá nhiều.
• Thứ hai là ở khả năng chỉnh sửa, thường với giải pháp nước ngoài cung cấp, doanh nghiệp muốn chỉnh sửa sẽ phải chờ đợi lâu hơn so với trong nước.

Vậy nên doanh nghiệp cần phải cân nhắc dựa trên khả năng ngân sách của mình, hoặc lĩnh vực hoạt động, càng đặc thù thì càng có nhu cầu chỉnh sửa nhanh chóng để đảm bảo tiến độ triển khai.

8. Phần mềm quản lý hệ thống phân phối hiệu quả – Fast DMS Online

Fast DMS Online là phần mềm quản lý hệ thống phân phối được phát triển bởi Công ty Phần mềm FAST. Đây là một phần mềm nằm trong bộ giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp (ERP) Fast Business Online.

Với Fast DMS Online, doanh nghiệp có thể quản lý hệ thống phân phối và bán hàng thông qua hệ thống cung cấp các dữ liệu về lộ trình của nhân viên, quy trình và kết quả bán hàng một cách nhanh chóng, giúp quản lý hiệu quả, tăng năng suất lao động và giảm thiểu chi phí.

Giải pháp được phát triển trên nền tảng web nên có thể làm việc online mọi lúc mọi nơi thông qua thông qua các thiết bị được kết nối với internet, giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn đặt hàng nhờ khả năng đồng bộ và xử lý trực tiếp đơn đặt hàng từ thiết bị di động với hệ thống xử lý trung tâm.

[Giới thiệu tổng quan về giải pháp quản trị hệ thống phân phối Fast DMS Online]

Các tính năng chính của Fast DMS Online:

• Quản lý tình trạng đặt hàng theo địa điểm và thời gian thực.
• Quản lý công nợ tức thời, chính xác theo thời điểm phát sinh.
• Quản lý khuyến mãi, chiết khấu, quy trình bán hàng.
• Theo dõi chi tiết tình hình kinh doanh của các nhà phân phối, đại lý, cửa hàng.
• Quản lý được sơ đồ tuyến kinh doanh của từng nhân viên kinh doanh.
• Đồng nhất dữ liệu giữa công ty và nhà phân phối, điểm bán hàng.

Fast DMS Online

Phần mềm quản lý hệ thống phân phối Fast DMS Online đáp ứng được yêu cầu sử dụng của nhà cung cấp, người quản lý, nhân viên bán hàng và nhà phân phối

• Đối với nhà cung cấp: Giúp giám sát toàn bộ quy trình bán hàng một cách chặt chẽ, hỗ trợ ra quyết định qua các báo cáo off-take, sales-in, sales-out…
• Đối với người quản lý: Dễ dàng giám sát công việc của nhân viên và theo dõi doanh số tại từng khu vực.
• Đối với nhân viên bán hàng: Quy trình bán hàng được hỗ trợ tự động giúp cập nhật nhanh thông tin, nâng cao hiệu suất làm việc…
• Đối với nhà phân phối: Quản lý hoạt động bán hàng, cập nhật dữ liệu tồn kho tức thời…

ĐĂNG KÝ XEM NGAY BẢN DEMO TẠI ĐÂY NHÉ!

Qua bài viết này, FAST hy vọng bạn đã có thêm một số thông tin về phần mềm quản lý hệ thống phân phối DMS là gì, những lợi ích của DMS trong hoạt động quản trị của doanh nghiệp. Các khách hàng có nhu cầu tư vấn phần mềm DMS xin vui lòng chat trực tiếp qua website https://fast.com.vn/ hoặc fanpage Công ty Phần mềm FAST.

(LâmTT – Phòng FMK FAST)