Hệ thống thông tin chính là cỗ máy quản lý. Nhờ nó mà năng suất và chất lượng quản lý được tăng lên, khi năng suất và chất lượng quản lý được tăng lên, thì năng suất và hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng được nâng lên một cấp. Cách đây vài năm, khi tác giả bài báo này trao đổi cùng một đồng nghiệp, và đưa ra một ý là “Công ty chúng ta bé như quả trứng ấy”, đồng nghiệp liền nhắc “trứng cũng có nhiều loại, từ trứng chim cút cho tới trứng khủng long”.
Sức sống của doanh nghiệp
Doanh nghiệp (DN) to hay bé, vừa hay nhỏ, không chỉ đơn thuần nằm ở số lượng lao động hay doanh thu của nó, mà còn nằm ngay trong tư tưởng của những người chủ DN, nằm ở cái gen DN, mà người chủ đã quyết định. Ban đầu, nó có thể bé, nhưng nó sẽ lớn nhanh, hoặc nó cũng có thể chỉ lớn thêm một chút và ngừng lại…
Vậy, điều gì làm nên sự lớn hay bé ở đây? Điều gì khiến DN vượt qua sóng gió, phát triển và đạt tới sự ổn định vốn có của nó?
Chúng ta thấy gì qua hình tượng một nài voi cưỡi trên lưng một con voi. Cái gì to, cái gì nhỏ? Chúng ta thấy gì qua hình tượng một chiếc thuyền nan và một chiến hạm với đầy đủ hệ thống quan sát, điều khiển, hệ thống thông tin, liên lạc…
Lớn hay bé, còn ở cái đầu, ở hệ thống thần kinh. Thân có to, mà hệ thống thần kinh kém phát triển, thì cũng sẽ bị ai đó ngồi lên đầu.Và đâu là hệ thống thần kinh trong một DN? Chính là hệ thống thông tin!
Hệ thống thông tin, khi được coi như hệ thần kinh của DN, có chức năng cung cấp chính xác và nhanh nhất những gì được ghi nhận ở các bộ phận bên dưới. Sau đó, phải phân tích được nhanh và chính xác nhất những thông tin ghi nhận được và cuối cùng phải quyết định và chuyển lệnh đi chính xác và kịp thời nhất.
Bạn cứ tưởng tượng, một hệ thần kinh mà chỉ đi tới dạ dày, mà không tới được tay! Hay là một DN, mà hệ thống thông tin của nó chỉ tới được bộ phận kế toán, mà không tới được bộ phận bán hàng! Vấn đề căn bản nhất của hệ thống thông tin, chính là tính toàn diện của nó, thông tin của nó phải tới được hết các bộ phận.
Không có gì xấu, nếu cái dạ dày luôn làm việc tốt, nhưng sẽ rất xấu, nếu dạ dày luôn bị nhồi nhét do miệng và tay không biết là dạ dày đã quá tải. Và sẽ xấu hơn nữa, khi dạ dày cứ cố gắng tiêu hóa hết những thứ mà tay và miệng tống vào nó. Hay nói cách khác, khi mà bộ phận kế toán cứ ôm hết công việc của một đơn vị, từ sản xuất, kinh doanh, cho tới bán hàng…
Cái giá của hệ thống thông tin
Sẽ có người không hiểu sự cần thiết của một hệ thống thông tin, và cho rằng nó chỉ đáng giá vài triệu đồng, giỏi lắm vài chục triệu. Cứ cho là ông chủ DN với quan điểm như thế là người rất giỏi, và có thể tự mình điều khiển cả một con tàu lớn chỉ bằng điện thoại di động và email. Với những ông chủ này, tôi chỉ xin chia sẻ một số vấn đề đã gặp phải trong quá trình làm việc của mình. Ông có biết là mình đang lãng phí như thế nào không? Còn tôi đã gặp những DN, công nhân của họ làm việc ngày đêm, mà sản phẩm làm ra chỉ tương đương 65% năng lực. Nghĩa là ông có 1.000 công nhân thì đang lãng phí 350 người. Dù 1.000 công nhân vẫn làm việc ngày đêm, vẫn tăng ca, nhưng sản phẩm làm ra chỉ tương đương tổng định mức cho 650 người.
Tôi đã gặp những trường hợp nguyên phụ liệu trong kho còn tồn hàng trăm nghìn USD, mà bộ phận cung ứng vẫn mua thêm về cho kịp tiến độ sản xuất. Có thể thấy gì qua việc chúng ta làm việc ngày đêm, thậm chí đã khoán cho công nhân, mà hiệu quả vẫn không cao, năng suất vẫn thấp, lãng phí vẫn nhiều.
Đó là sự kém hiệu quả của hệ thống quản lý. Do điều phối chưa tốt, nên dù mỗi người đều cố gắng hết mức, năng suất chung vẫn không cao. Do điều phối chưa tốt, càng nhiều đơn hàng, càng nhiều chủng loại sản phẩm, năng suất lại càng thấp. Quản lý kém!
Ở thời kỳ cách mạng công nghiệp, mỗi công nhân chỉ làm một công việc của mình, chuyên môn hóa cao, nên năng suất tăng cao, mỗi người làm được nhiều hơn. Nhưng chuyên môn hóa chỉ hiệu quả khi người ta sáng chế ra cái băng chuyền, để chuyển bán thành phẩm từ công đoạn này qua công đoạn khác.
Mỗi người cứ làm đúng, làm tốt việc của mình, còn cái băng chuyền nó cứ chạy. Sự tăng đột biến về năng suất chính là nhờ cái băng chuyền này, cái tính hệ thống này.
Cũng như vậy, mỗi công đoạn của quá trình quản lý cứ làm tốt công việc của mình, còn hệ thống thông tin sẽ chuyển thông tin từ công đoạn này qua công đoạn khác.
Hệ thống thông tin chính là cỗ máy quản lý. Nhờ nó mà năng suất và chất lượng quản lý được tăng lên, khi năng suất và chất lượng quản lý được tăng lên, thì năng suất và hiệu quả sản xuất kinh doanh sẽ được nâng lên một cấp.
Năng lực được khai thác sẽ không chỉ là 70%, mà sẽ lên tới 90% hoặc hơn nữa. Khi đó hàng tồn kho sẽ giảm, lãng phí sẽ giảm, cả về thời gian, về nhân lực, về tài chính.
Bạn có thể đầu tư cho hệ thống thông tin như vậy bao nhiêu, khi nó giúp bạn sử dụng thêm vài chục phần trăm năng lực sản xuất vốn đang bị lãng phí hoặc giúp bạn nhìn thấy hàng tỷ đồng tồn kho? Bạn có thể đầu tư cho một phần mềm nhỏ lẻ bao nhiêu, khi nó không có tính liên kết?
Bao giờ quyết định cũng nằm ở chính người chủ DN. Nhưng tôi tin chắc một điều, ai cũng mong muốn có một hệ thần kinh vững chắc, có một hệ thống quản lý chứ không chỉ là các công đoạn quản lý rời rạc.
Nguồn: PCWorld